Qué es un software de Compliance y en qué puede ayudarnos

El software de compliance no es más que un sistema informático, que te permite llevar a cabo todas las gestiones del cumplimiento normativo en las empresas o despachos profesionales.

En la actualidad, los denominados programas de compliance se han convertido en un indispensable instrumento en cualquiera de estas organizaciones o compañías, sobre todo para aquellas que manejan diversos mercados.

Desde el año 2016 se han venido registrando más de 52.000 cambios con regulaciones internacionales, y estamos esperando que esta dinámica regulatoria incremente en los años próximos.

Para mantener actualizado de manera eficiente el programa de compliance, el avance en la tecnología nos proporciona mejoramiento en la vigilancia, evaluación y gestión propia del compliance, lo cual es posible gracias al software destinado para gestionar el compliance corporativo.

Implementar un instrumento estratégico, beneficia a una organización para que ejecute todas sus actividades concernientes con el cumplimiento de forma colaborativa e integrada, para disminuir los peligros y el lapso de reacción cuando no haya conformidad, tanto como sea viable.

Pese a que en el momento de utilizar un software de compliance, anticipadamente haya que recoger e ingresar una cantidad enorme de datos que surgen de algunas áreas como administración, contabilidad o recursos humanos, una vez terminada esta primera etapa, estaremos frente a una gestión del cumplimiento normativo bastante menos compleja en sus diversos aspectos, exigiendo la dedicación de menos tiempo.

Los programas de compliance nos ayudan a tener acceso a la información que se necesite en todo momento. También tiene accesibilidad esta información en cualquier instante, para los empleados que estén autorizados para ello.

Además, nos permite dar respuestas de manera más rápida si se presenta un caso de incumplimiento o infracción de una normativa, ya que es más sencillo conseguir la causa posible que lo haya ocasionado e implantar las medidas disciplinarias que se necesiten.

¿Qué son los sistemas de Compliance Online?

Los sistemas de compliance online son diferentes instrumentos de gestión basados en la organización de un sistema o método para dar cumplimiento a todas las normas que afecten a la empresa. Estas herramientas vienen presentadas en diversos módulos que proporcionan una operatividad independiente en cada área específica y una evaluación completa para la dirección.

¿Qué debe tener o incluir un buen Software de gestión del Compliance?

Para seleccionar uno de los mejores software de compliance para tu organización o empresa, hay que tener en cuenta que en la actualidad, dichas herramientas de compliance están divididas entre las especializadas en la implementación de un Sistema de Prevención de Delitos –presentados con variadas enumeraciones como algunos Programas de Cumplimiento Normativo o los llamados Programas de Compliance Penal– y los denominados canales de denuncia, que pueden estar incluidos en los primeros o también como un instrumento independiente.

Lo idóneo, indiferentemente de la capacidad o el tamaño de la empresa, es obtener una solución tecnológica que pueda unir ambos elementos, tanto los canales de denuncia como la gestión de la prevención de delitos, todo esto en un solo software online que garantice la seguridad de toda la información y la unificación de las normas exigibles.

Algunos ejemplos de los mejores Software del Compliance

En este apartado te dejaremos una lista con algunas de las mejores alternativas respecto a los diversos software de compliance existentes en el mercado actual. Lo recomendable es que analices cada una de estas opciones en función de los requerimientos de tu organización en materia de cumplimiento de las normas.

Checkpoint Compliance

El Checkpoint Compliance se trata de un software que le permitirá a cualquier empresa u organización, llevar las operaciones referidas al control en el cumplimiento de las normas, ya sea en materia penal, administrativa o sancionatoria, en áreas como la protección de los datos, vigilancia de la salud, prevención de peligros laborales, entre otros. Además, tiene incluidos los requisitos de necesario cumplimiento en el ámbito tributario, conforme a la normativa UNE19602.

Compligest

Cuando hablamos de Compligest hacemos referencia a un tipo de software de compliance ubicado en la llamada nube, con el cual se puede hacer el desarrollo y mantenimiento del ciclo total de los mecanismos de gestión del compliance penal, cumpliendo de esta forma con las exigencias de la normativa UNE 19601. También proporciona beneficio en la auditoría para la certificación, además del cumplimiento del Código Penal.

Compliancers

Este programa denominado Compliancers proporciona un software específicamente reservado para los abogados o consultorías jurídicas que colaboran con las pymes en la instalación de tipos de compliance penal. Posee dos diferentes productos, entre ellos uno que está especializado en 40 sectores empresariales distintos.

CompAAs

Este es un programa de compliance que es ejecutado por UBT Legal & Compliance. Este software para la gestión compliance es multiempresa y escalable, capacitado para ser adaptado con las particularidades de cada sector o tareas de cada empresa.

Te permite hacer el seguimiento totalizado de conjuntos de organizaciones, así como crear datos actualizados acerca del nivel de cumplimiento comprobado. En este momento, cuenta con módulos para gestionar el compliance, uno referente a la protección y privacidad de los datos y otro relacionado con la prevención en la responsabilidad de la persona jurídica.

ComplyLaw

El software CompyLaw es uno de los programas de compliance que es un instrumento web que te permitirá hacer la identificación de los peligros que se derivan del incumplimiento de las normas penales. Es por ello, que se trata de programa para gestión destinado, por encima de todo, a la identificación y el mapeo de los peligros previstos al cumplimiento normativo de la organización, incluso sirve para aminorar las secuelas penales que se puedan generar de infracciones posibles.

E-CAS

Este programa ejecutado por eCompliance y Borak, denominado e-CAS se trata de un software propio que se basa en la norma UNE 19600 que te permite conservar el control y el seguimiento en el cumplimiento normativo de cada uno de los integrantes de la organización, incluyendo desde los directivos, los empleados y los colaboradores, implantando un programa para la prevención de los delitos.

Krio

Esta es una herramienta denominada GRC (gobernanza, riesgo y compliance) la cual por medio de la creación de posibles escenarios de peligro, permite la evaluación, el trato y la integración de medidas de protectoras y soluciones, en sectores que incluyen el tecnológico, financiero, operaciones, los medioambientales, de regulación y hasta de reputación.

Te ayuda a hacer una gestión de forma completa en los procedimientos para identificar, evaluar y tratar los riesgos de acuerdo a la metodología que establezca la norma ISO 31000, así como la realización del seguimiento de los propósitos  y los niveles de cumplimiento de los diferentes mecanismos de gestión implementados en la empresa.

Innova CMS

En el caso de Innova CMS se trata de un portal para compliance e integridad, es cual está elaborado con el propósito de proyectar la ética corporativa y el cumplimiento de las normas de las organizaciones. Posee seis módulos que se interconectan por medio de herramientas específicamente establecidas para brindar una gestión integral de distintos programas de compliance.

Entre sus instrumentos posee uno para gestionar integralmente los riesgos y el control interno, para la identificación, el análisis, la evaluación, el control y el monitoreo del ciclo completo en todos los escenarios de peligro.

SandaS GRC

Este programa de compliance proporciona una general para disminuir los peligros y garantizar el cumplimiento de las normas. Es un software que te ayuda a identificar, evaluar, analizar y tratar los peligros de seguridad a escala técnica y de cumplimiento, disminuyendo su impacto en la compañía. De igual forma, permite la implementación de mejores prácticas para cumplir con los compromisos contractuales y legales.

Se basa en la normativa ISO 31000, soportada además para las normativas ISO 27004, ISO 27005, NIST SP 800-30 o COBIT 5 for Risk.

Global Suite

Global Suite nos proporciona un tipo de software cumple con la norma ISO 19600 y que te permitirá el acatamiento normativo, contractual y legal que se a las empresas. Ayuda a los usuarios para el establecimiento de proyectos de adecuación en función de los requisitos previamente establecidos, a la realización de evaluaciones de peligros e impacto relacionados con todos los marcos normativos, así como la ejecución de un seguimiento con control de advertencias o su integración con instrumentos ya existentes.

Ventajas del uso de Software para la gestión del Compliance empresarial

Especialmente en organizaciones con un tamaño mediano y grande, en las cuales el total de la información, las fuentes y los datos que se deben recopilar alcanzan volúmenes difíciles de abarcar, si no se cuenta con un programa de compliance, estos software permiten el control exhaustivo de los diferentes procedimientos internos de la empresa; pero además en las pequeñas organizaciones que no cuentan con los recursos financieros, ni el equipo humano para llevar adelante los requisitos idóneos de eficiencia de los programas compliance.

Estas aplicaciones informáticas, también poseen una integración con los distintos marcos y estándares que administran las políticas de compliance, de manera tal que los datos requeridos para evaluar un sistema se encuentre al alcance de un clic, y como consecuencia, perfecciona al máximo los tiempos y recursos que se utilizarán.

Dichas herramientas digitales de compliance el monitoreo en el cumplimiento de las diversas políticas de una corporación y de los distintos controles de calidad implantados, pues permite el mapeo completo del mecanismo de compliance, desde un solo cuadro para mandos que se puede personalizar.

Otra ventaja de mucha importancia de estos instrumentos para gestionar el compliance empresarial radica en que, al hacer la gestión desde un programa de mucha potencia, se reduce las posibilidades de los errores humanos y se incrementa la capacidad de reacción de la empresa frente a un posible incumplimiento o una inconformidad.

Puedes ahorra tiempo, ya que te permite la automatización de actividades tales como sincronizar, coordinar, rastrear, trazar la información y emitir informes, que al mismo tiempo ayudan al personal de compliance a conseguir los datos que requiere para saber el estado con relación al cumplimiento de las normas en la organización.