¿Qué es el Compliance Efectivo?
Todo programa de compliance efectivo es aquel que deja en evidencia un nivel de solidez elevado, en especial cuando demuestra en las evaluaciones que cuenta con una serie de elementos indispensables para ello.
Y es que, durante la práctica de este programa, la presencia de dichos elementos revela sus fortalezas, mientras que su ausencia indica que es necesario hacer un reajuste en el sistema.
En ACPitiusos te indicamos los principales siete componentes que conforman un programa de compliance efectivo, para que puedas profundizar en ellos. Además, resultan esenciales para garantizar el cumplimiento de todo lo que exige la norma ISO 19600 y todas las leyes por las que se rigen las empresas, de acuerdo con el sector al que pertenecen.
Componentes básicos de un programa de Compliance efectivo
A continuación, te vamos a desglosar cada uno de los siete componentes básicos que posee un sistema de compliance efectivo y son imprescindibles para su adecuado funcionamiento.
Formación
Uno de los aspectos esenciales de todo programa de compliance efectivo es la formación permanente de todos los miembros de la organización o empresa. Es un trabajo que lleva a cabo el Compliance Officer con el objetivo de crear una cultura sólida del cumplimiento, por lo que se debe atender de acuerdo con la importancia que posee cada tema.
Esto tiene que incluir obligatoriamente un plan de capacitación acerca de varios temas de cumplimiento en líneas generales, como, por ejemplo, las finanzas, la ética, el fraude, el abuso, el despilfarro y sus consecuencias. Con esto es posible incentivar en los trabajadores un comportamiento basado en los principios y valores corporativos, así como el cumplimiento de todas las normas internas y externas.
Este tipo de capacitaciones deben realizarse al momento de incorporar nuevos empleados, así como para reforzar el conocimiento de todos los trabajadores, al menos una vez al año, algo que se refuerza a través de reuniones en las que se realiza una evaluación mensual de cada tema.
Políticas disciplinarias
Es importante que se establezca por escrito una serie de políticas propias del programa de cumplimiento, las cuales se agregan al código de ética o de conducta de la empresa, con el objetivo de garantizar que los trabajadores, de todos los niveles, tengan conocimiento al respecto.
También es indispensable que se documenten todos los procesos y protocolos de implementación del programa de compliance efectivo, orientados hacia la estructura de la compañía, la gobernanza y los métodos con los que se tratan los problemas relacionados con el cumplimiento.
A la hora de responder frente a una solicitud o proceso de auditoría de una institución gubernamental, es mejor contar con toda esta información en un mismo documento. Esto permite la simplificación de la revisión de las políticas y procedimientos que se hace una vez al año, haciendo que la evolución y la actualización regular sean más sencillas.
En este punto, es una condición sine qua non que todos los empleados tengan acceso libre a las políticas, pues así se hacen mucho más efectivas. Para esto, tanto el programa de cumplimiento como el código de conducta deben ser publicados en una página web externa y en la intranet que manejan los trabajadores.
La figura del Compliance Officer
El Compliance Officer es una figura que ejerce un rol fundamental en la empresa, pues es quien tiene la responsabilidad de gestionar los riesgos y las consecuencias que tiene el incumplimiento de la normativa por la que se rige una empresa, tanto a escala interna como externa, haciendo lo posible porque esto no afecte el desarrollo normal de la actividad corporativa.
Aunado a esto, el Compliance Officer es quien crea un programa eficaz para canalizar las sugerencias o denuncias de los empleados o un tercero y de manera anónima, en los aspectos relacionados con las conductas que sean contrarias a las buenas prácticas empresariales y los valores corporativos de la compañía.
Una vez que se recibe la información, el Compliance Officer tiene la responsabilidad de llevar a cabo o estimular un proceso de investigación o auditoría, con el objetivo de ayudar a los líderes a conocer la situación y tomar las decisiones o acciones que sean necesarias al respecto.
Las personas encargadas del cumplimiento del programa Compliance Officer son las que tratan estos casos, con el objetivo de garantizar el desarrollo de una cultura de transparencia por parte de los trabajadores de una compañía.
Esta figura también se encarga de evaluar los riesgos de cumplimiento de las normas dentro y fuera de la empresa, a fin de evitar posibles sanciones por la comisión de delitos graves, ya sea con intención o por desconocimiento de dichas normas.
Para esto, realiza un mapa de riesgos en los que se especifican aquellas acciones que pueden conllevar al riesgo de cometer algún tipo de delito. Se hace tomando en cuenta la probabilidad que existe para la comisión de la falta, la gravedad que posee para la empresa, así como el daño que puede ocasionar en su reputación a escala interna y externa.
La junta directiva de la empresa es la que hace un seguimiento o revisión anual del oficial de cumplimiento y sus respectivas funciones, con el objetivo de actualizar la descripción del trabajo, a fin de determinar si debe ejercer nuevas responsabilidades adicionales.
En el caso de las empresas que tomaron la decisión de externalizar las funciones de cumplimiento deben considerar los fundamentos en los que basan dicha decisión, así como definir la manera como se llevará a cabo el proceso de supervisión activa del rol del Compliance Officer.
Es muy importante que esta figura cuente con el apoyo total de un comité de cumplimiento, el cual debe ser multidisciplinario, así como contar con un documento o carta en el que se especifiquen las responsabilidades establecidas.
Además, los comités de cumplimiento deben hacer reuniones, al menos cada seis meses en el año, con la finalidad de garantizar que todos ellos participan activamente y hacen la rendición de cuentas.
Investigación y aplicación de soluciones
Todas las investigaciones que se realizan dentro del programa Compliance son ejecutadas por profesionales capacitados y cualificados, quienes tienen la tarea de identificar qué, quién, cuándo, dónde y cómo se produjo el problema, con una actitud basada en la objetividad y la ética.
De esa manera, estos especialistas logran identificar con claridad la causa u origen de la situación, con el objetivo de descubrir y plantear las soluciones más efectivas para las áreas más vulnerables del programa, evitando de esa manera que se puedan presentar nuevos problemas relacionados con el cumplimiento o parecidos.
Sin represalias ni intimidación
Otro elemento clave para que un programa compliance sea efectivo es que se genere un nivel de confianza con los trabajadores, de tal manera que puedan hablar con claridad y seguridad, sin miedo a posibles represalias o a perder su empleo cuando informan los problemas de cumplimiento que existen en la compañía.
Para que esto sea así de efectivo, es muy importante que el Compliance Officer u oficial de cumplimiento se asocie directamente con el departamento de recursos humanos, pues de esa manera se asegura de que no se desarrolle una política de represalia o intimidación, ofreciendo así un clima laboral o ambiente de trabajo adecuado para la participación.
Además, la igualdad de oportunidades de ascenso y desarrollo dentro de la empresa, sin distinción entre hombres y mujeres, debe ser una constante para este tipo de programa, en vista de que es un mecanismo con el que se garantiza la motivación e incentivo de todos los trabajadores y en todos los niveles de la estructura organizacional.
Monitorizar, auditar e informes de seguimiento
Una vez al año, todas las empresas con un programa de Compliance Officer deben realizar una evaluación profunda, a través de la aplicación de entrevistas a los trabajadores clave, que permitan identificar los riesgos específicos que existen acerca del cumplimiento, así como analizar el desafío que esto requiere.
Los resultados que suelen arrojar estas investigaciones a fondo deben utilizarse como base para desarrollar acciones de índole correctiva, que se presentan a la alta gerencia, así como al consejo directivo.
El informe final de la evaluación anual de los riesgos debe revisarse con frecuencia durante todo el año, con el fin de asegurarse de que siga siendo adecuada a los cambios a los que se enfrenta la empresa.
Políticas y códigos de conducta por escrito
Otro elemento fundamental de un compliance efectivo es la existencia de una serie de políticas disciplinarias que se aplican a cualquier miembro de la empresa que haya incurrido en algún delito, una acción ilegal o poco ética.
En este sentido, es imprescindible que las políticas de índole disciplinaria sean bastante claras y con aplicación consistente para todos los puestos y niveles de la organización, incluyendo los miembros de la junta directiva, los empleados y proveedores.
En este sentido, si alguno de los miembros de la compañía realiza una acción ilegal deben ser despedidos, en caso de que sean empleados, mientras que los miembros de la junta directiva deben ser sustituidos de manera inmediata, pues es un mecanismo efectivo para incentivar las conductas basadas en la ética y las buenas costumbres.
Todo programa Compliance efectivo es aquel que cumple con la legislación laboral que es aplicable a cada empresa, pues no todas suelen regirse por el mismo código de ética o valores corporativos, debido a que cada una lleva a cabo procesos diferentes.
Sin embargo, estos siete aspectos sí deben ser una constante para este sistema, sin distinción de las empresas o el sector de mercado al que pertenecen. Solo de esta manera se cumple el objetivo principal del programa, que son la prevención, la detección y la corrección.