El Compliance Officer qué es, funciones.

Un Compliance Officer ejerce el rol de contralor, asegurándose de que una empresa cumple con los requisitos legales, los reglamentos externos, así como los estatutos y políticas internas. El jefe del departamento de cumplimiento de cualquier compañía suele ser el director de dicha área. 

Un Compliance Officer representa una de las figuras imprescindibles para cada tipo de empresa, pues ejerce funciones de gran relevancia, tal como velar por el correcto cumplimiento normativo.

¿Qué es el Compliance Officer?

El Compliance Officer, que en castellano significa Oficial de Cumplimiento, es una figura que apareció en mercados financieros y el farmacéutico, que son altamente regulados, para cumplir la función de vigilar el cumplimiento adecuado de la normativa que rige las empresas.

Nació en Estados Unidos luego de la revelación de varios escándalos de índole financiera a principio del año 2000. Hoy en día otros países exigen en su legislación la existencia de esta persona o departamento que se encargue de asegurar el cumplimiento de las normas y leyes corporativas.

En la actualidad, se le considera como una parte fundamental y vital para cualquier organización o empresa, pues más allá de ser una figura consultiva se ha convertido en un partícipe de la toma de decisiones a escala corporativa, tanto así que ahora se habla del Chief Compliance Officer o CCO, que es la máxima autoridad de la institución.

El Chief Compliance Officer (CCO) cuenta con una gran independencia financiera y operativa, por lo que tiene la potestad de impulsar y llevar a cabo medidas de prevención relacionada con los riesgos legales de la empresa y realizar capacitaciones para el personal. También suele hacer investigaciones, así como recomendar la aplicación de ciertas sanciones.

En España, la figura del Compliance Officer se ha implementado paulatinamente en las grandes empresas de tal manera que hoy en día está expresa su existencia y necesidad dentro del Código Penal de la nación y en algunas normas internacionales.

Funciones del Compliance Officer en la Empresa

Las principales funciones que ejerce un compliance Officer de empresa son la de vigilar, supervisar y controlar que todos los procesos que se llevan a cabo dentro de una empresa u organización se encuentren dentro de las normas internas y externas relacionadas con la responsabilidad penal propia de las corporaciones y compañías, desde las más grandes hasta las más pequeñas.

Por tanto, esta figura se encarga de certificar la eficacia que posee el sistema de control interno de una organización. En caso de detectar que existe algún tipo de falla al respecto, debe tomar las decisiones más acertadas para mejorar la situación, sin necesitar de aprobación o autorización de otras instituciones para ello.

De esa manera puede garantizar el cumplimiento de los procedimientos con la mayor ética y responsabilidad posible. Incluso por ello, en algunas ocasiones ejerce el rol de filtro para evitar que se cometa algún tipo de delito.

Sin embargo, esto es algo que debe ser decidido expresamente por la Junta Directiva de la empresa, en vista de que cada compañía cuenta con normas, protocolos y reglamentos internos diferentes, según su naturaleza.

Otra de las tareas que debe llevar a cabo el Compliance Officer es la de notificar a todos los trabajadores de la empresa los posibles riesgos y los incumplimientos de las normas que existen dentro de la organización.

En este sentido, el personal puede conocer, de primera mano, qué acciones se consideran como delictivas y qué tan graves resultan, según la competencia que rige cada empresa o compañía, dentro del derecho penal.

Responsabilidades del Compliance Officer en la organización

Como puedes observar, la responsabilidad que tiene un Compliance Officer es bastante grande, pues en España su trabajo suele ir más allá de informar qué tipo de riesgos e incumplimientos tiene la empresa.

Para llevar a cabo de manera efectiva su trabajo, el Compliance Officer tiene que ser muy eficaz en lo que a su gestión se refiere, por lo que tiene la responsabilidad de hacer un control, seguimiento, capacitación e implementación de los cumplimientos de las normas de la empresa, tanto a los trabajadores como a los miembros de la alta gerencia.

Por supuesto, es importante no olvidar que las responsabilidades de esta figura dentro de una empresa pueden variar, dependiendo del sector al que pertenecen, su organigrama, así como los protocolos o normas de actuación común planteadas en la ISO 19600.

De acuerdo con dicha noma, un Compliance Officer es el responsable de identificar las obligaciones que tienen que cumplir las empresas desde una perspectiva legal como de aquellas que derivan de sus políticas, códigos de ética o sectoriales.

Las obligaciones definidas como Hard Law en esa norma son aquellas cuyo incumplimiento se convierte en una infracción o delito, mientras que las Soft Law son las que decide cumplir la compañía de manera voluntaria como un mecanismo de buena práctica interna o a escala sectorial.

Otra obligación del Compliance Officer es la de conocer y entender muy bien todos los procesos que se llevan a cabo dentro de la empresa, pues de esa forma puede identificar las posibles fallas, así como crear estrategias para impulsar el cumplimiento de las obligaciones y normativas vigentes.

En relación con los empleados, esta figura tiene la responsabilidad de coordinar y proveer las capacitaciones y entrenamientos relacionados con el cumplimiento de las normas y proporcionar soporte cuando surjan dudas acerca de si una u otra conducta constituye una infracción dentro de la organización.

Además, esta figura es el responsable de responder por la comunicación correcta del programa de Compliance a todo el personal que trabaja en la empresa, proporcionándoles todos los datos que requiere al respecto.

Incluso un Compliance Officer tiene la tarea de contribuir y apoyar la descripción de las obligaciones que debe cumplir en cada una de las áreas que conforman la estructura de la empresa, así como definir los parámetros a través de los cuales se hace el análisis y evaluación de desempeño de los trabajadores.

Por medio del personal o de los documentos que rigen los procesos internos de la organización, el Compliance Officer tiene la obligación de indagar y conocer todos los mecanismos de control internos que se llevan a cabo en la empresa, tales como el sistema de quejas o denuncias, el tipo de soporte telefónico usado, cómo se utiliza el correo electrónico, entre otros.

Además, esto también puede saberlo haciendo reuniones frecuentes con los líderes de los procesos, con quienes puede indagar acerca de la forma como la empresa maneja las dudas de los empleados acerca de las acciones que se consideran como delictivas, dependiendo de su naturaleza.

Otra de sus principales responsabilidades es la de hacer informes con cierta periodicidad en los que reporte las incidencias que se han presentado, así como los mecanismos utilizados para solventarlas.

Esta figura también puede ejercer un rol de control en los procesos en los que se pueden exceder los parámetros que se consideran normales dentro de la organización, por lo que se requiere de su respectiva aprobación. Un ejemplo de ello pude ser una contratación cuyo monto sobrepasa el estimado, así como la entrega de obsequios corporativos.

El Compliance Officer también sebe encargarse de ayudar a diseñar los indicadores con los que se puede medir el cumplimiento de las normas y medidas internas o externas de la empresa. Incluso debe identificar si existen riesgos en las relaciones que la empresa tiene con terceros, como proveedores, distribuidores comerciales, clientes, entre otros, pues así determina el éxito que tienen las medidas implementadas al respecto.

Como si fuera poco, en el Compliance se debe hacer el adecuado monitoreo de la forma como funciona el sistema de prevención de riesgos implementado en la empresa, con el objetivo de tomar las medidas correctivas y preventivas que puedan mejorar su eficacia. Todo esto se hace en períodos previamente planificados, en busca de la mejora continua.

Es el Compliance Officer responsable de los delitos de la empresa

No, pues es la persona jurídica que representa la organización, más no es quien debe responder legalmente en caso de que alguien cometa un delito penal.

La labor principal que ejerce el Compliance Officer es notificar acerca de cualquier incumplimiento de la normativa, así como implementar las mejores medidas y procedimientos de control a través de los cuales pueda conocer bien los riesgos e incidencias. Esto no quiere decir que sea el responsable de los delitos que alguien pueda cometer en la organización.