Due Diligence o Diligencia debida
Todos los procesos de diligencia debida en los patrones de Compliance (también conocidos por sus siglas en inglés Due Diligence), están enmarcados en un trabajo corporativo de alta responsabilidad y presentan como principal objetivo detectar y prevenir cualquier tipo de riesgo que puedan ocasionarse a una empresa y que sean el resultado de relaciones establecidas con terceros.
Es por ello, que resulta de vital importancia que los diversos modelos de Compliance empresarial tengan incluidas las respectivas medidas de diligencia debida interna que estén destinadas a los profesionales de la empresa, de igual forma, acciones de diligencia debida externa, relacionadas con terceras personas que se relacionen con dicha empresa.
Esto también debe incluir tanto a los clientes (denominados diligencia debida “upstream”) a los proveedores (llamados diligencia debida “downstream”) y a los diferentes socios de negocios (también conocidos como diligencia debida lateral).
En ese sentido, debido a la aplicación adecuada de cada uno de estos procesos, la empresa debe encargarse de la contratación del personal y también de crear relaciones empresariales con terceras personas que estén formadas con sus mismos valores, para evitar prácticas indebidas, haciendo efectivos de esta forma los variados compromisos de ética y de fiel cumplimiento constituidos en el Código Ético.
De igual manera, practicar una adecuada supervisión, control y vigilancia sobre los empleados y sobre las terceras personas, se muestra como un factor necesario de los modelos de compliance empresarial, ya que de lo contrario esto puede acarrear responsabilidades penales a la empresa por los actos delictivos que comentan cualquiera de los dos casos, cuando se compruebe que existió la culpa invigilando o culpa in eligiendo.
¿Qué es el Due Diligence y para qué sirve?
La Due Diligence se refiere a un procedimiento de recolección de información necesaria para revelar algunas señales que puedan advertir y señalar ciertos riesgos a la hora de hacer la contratación de terceras personas.
Una Due diligence legal sirve para poder valorar algunos posibles pasivos que se encuentren ocultos en un negocio, analizar eventualidades que se puedan presentar, identificar algunas asociaciones que permitan ser realizadas y proyectar una adecuada estrategia con tendencia a conseguir el mejor beneficio económico luego de dicha sociedad, si así se diera.
Los denominados procesos de “third party”, due diligence o “third party management”, como son calificados por el Departamento de Justicia de los Estados Unidos, son la base esencial de los diversos modelos de compliance empresarial.
¿De qué se trata una vendor Due Diligence y para qué es útil?
La llamada vendor due diligence hace referencia a aquel proceso en el que el mismo vendedor es el encargado del procedimiento de auditoría, manifestando de esta manera la autenticidad operacional de la empresa a los compradores potenciales.
Al hacer entrega de venta due diligence a los futuros compradores, la persona que hace la venta se evita de entregar la exclusividad a cualquiera de estos, fomentando de esta forma la competencia, pues le permite conservar negociaciones con diversos aspirantes hasta que finalice el proceso.
Due Diligence: ¿En qué consiste?
El procedimiento de due diligence se puede detallar como cualquier procedimiento para buscar información por parte de un comprador (aunque en algunos casos sea por quien vende), lo más rápido que sea posible.
El mismo comienza cuando inician las transacciones, para analizar los posibles riesgos y eventualidades de dicha sociedad que es el centro de la compraventa (o de sus activos), así como de la situación financiera-económica, con el propósito de conseguir la información justa para crear la voluntad de adquirir dicha empresa, el coste de ésta y las distintas condiciones plasmadas en el contrato.
¿A qué hace referencia el procedimiento de Due Diligence?
Generalmente, un procedimiento de due diligence de terceras personas empieza con un listado de actividades que deben suministrar desde la propia empresa. Habitualmente, se pide a los terceros toda la información sobre la corporación, sociedades, referente a la privacidad, laboral y fiscal, así como contable y regulatoria.
En el caso de que no existan los datos mencionados anteriormente, la misma empresa tiene que dar explicaciones de la mejor manera posible, a acerca de las razones por las que no está disponible dicha información requerida, esto para evitar inconvenientes con el informe final.
¿De qué se trata la debida diligencia de un cliente?
La similitud, con respecto al concepto Know Your Customer (KYC) del entorno de prevención de financiamiento y lavado del terrorismo y los procedimientos de la diligencia debida relacionada con terceros en riesgo, enmarcada en la lucha frente a la corrupción en las negociaciones, es clara y facilita mercantilizar estándares entre un conjunto apoyado en la presencia de individuos obligados y el deber de diligencia aferrado en programas de cumplimiento elaborado en las empresas de acuerdo a la evaluación de los riesgos.
¿A qué se refieren las medidas reforzadas de debida diligencia?
Dichas medidas son suficientemente conocidas en el ámbito económico, donde se hace necesaria la debida diligencia reforzada, incluyendo a los clientes que existen y que no estén sometidos a dicho proceso. Las entidades maniobran modelos de riesgos que se usan para identificar las empresas y los clientes que sean de riesgo alto.
¿Qué objetivo persigue la debida diligencia?
Los propósitos que puede tener la ejecución de esta clase de auditoría legal conocida como debida diligencia son variados y múltiples. Básicamente se trata de una herramienta para gestionar profundamente los conocimientos sobre terceras personas.
Esto permitirá evaluar si conviene o no realizar una inversión y/o establecer la manera como debe desarrollarse, así como para la valoración de una empresa, entre otros aspectos.
Tipos de Due Diligence o Diligencia Debida
Existen dos tipos de diligencia debida o due diligence para ser aplicadas por las empresas, entre ellas están las siguientes:
Diligencia debida interna
Las medidas de la diligencia debida interna que están dirigidas para el personal de la empresa deben manejar como principal objetivo la incorporación y la escogencia de los profesionales más calificados, bien sea desde el punto de vista académico, profesional, ético e integral.
En ese sentido, dicha diligencia interna será aplicada en tres niveles diferentes que presentaremos a continuación:
La selección: en este nivel se verifican todas las referencias académicas y profesionales del aspirante, pudiendo conseguir además algunos antecedentes de empleos anteriores, todo esto acatando en todo momento la normativa de Protección de Datos Personales. Igualmente, se comprueba que la persona que será contratada tenga conocimiento de sus compromisos, no tenga activo un conflicto de intereses y se encuentre alineado con los valores de la empresa.
La contratación: incluye en el contrato con profesionales nuevos, algunas cláusulas precisas referentes al cumplimiento de las normas y a la ética. De igual forma, se recomienda entregar el Código Ético y otras reglas corporativas que hacen referencia al cumplimiento reglamentario dentro del llamado “welcome pack”.
El seguimiento: es bastante esencial confirmar periódicamente las responsabilidades asumidas por la persona a la hora del contrato y durante el desenvolvimiento de la relación profesional, a través del desarrollo de actividades de formación, las cuales pueden tenerse en cuenta al momento de una evaluación del rendimiento anual.
Diligencia debida externa
En relación con las medidas de la diligencia debida externa, que están dirigidas a las terceras personas que se relacionan con la empresa, su propósito o finalidad es suministrar a dicha organización los mejores productos y servicios, asegurando a la vez estándares éticos elevados y de calidad.
Igualmente, el control de los socios de negocios y los clientes evitará que la empresa se vea envuelta en algún tipo de actividad ilícita o ilegal que puedan cometer éstos.
Las medidas que se aplicarán deben afinarse en función de los niveles de riesgo que tengan las terceras personas para la empresa. Un ejemplo de ello es cuando tenemos los siguientes casos de riesgo: si una tercera persona actúa por cuenta y en nombre de la compañía; cuando sus productos o servicios son indispensables para el adecuado funcionamiento de la empresa (un distribuidor de materia prima); que se encuentre ubicado en países de riesgo, entre otros.
Sin embargo, cualquier proceso de diligencia debida externa tiene en común las siguientes etapas:
La selección: las normativas estándares recomiendan llevar a cabo todas las acciones que sean requeridas para tener conocimientos sobre la tercera persona, como, por ejemplo, por medio del envío de cuestionarios y formularios. Igualmente, se debe indagar sobre la información que proporcione a través de consulta a fuentes que sean públicas.
La formalización (o comprobación cuando son proveedores): presume que se incluyen algunas cláusulas precisas en las condiciones del contrato, referidas a la ética y al cumplimiento del Código Ético de la empresa.
El seguimiento y la evaluación: se debe verificar de manera periódica que las terceras personas continúen con el cumplimiento de los estándares y las responsabilidades necesarias para seguir con el vínculo contractual. Como manera de ejemplo, se puede considerar una causa justificada para terminar esta relación laboral, la situación de que un proveedor o el socio de negocio, sea incluido en una lista de entidades que presenten sanciones de cualquier tipo.
