La figura del Compliance Officer en las Pymes

El Compliance Officer es una figura que se encarga de velar por el debido cumplimiento normativo de las empresas, por lo que se ha convertido en una necesidad imperante para las Pymes, en vista de que evita el incurrimiento en faltas o violaciones a leyes que acarrean sanciones considerables.

De hecho, después de la reforma del Código Penal por la Ley Orgánica 1/2015, promulgada el 30 de marzo, se introdujo esta figura en la legislación española, la cual reduce o previene las posibilidades de cometer algún delito en una empresa, atenuando la responsabilidad penal que recaería en una persona jurídica.

¿Por qué esta figura es tan importante para las empresas?

La primera razón por la que el Compliance Officer es tan importante, es el hecho de que su presencia es una exigencia para que el Programa de Cumplimiento Normativo exonere de responsabilidad penal a quien figura como persona jurídica en una empresa, sea pequeña, grande o mediana.

Y es que esta persona tiene la responsabilidad de velar porque todas las acciones que se lleven a cabo en la compañía se hagan cumpliendo los códigos de ética relacionados con el sector al que pertenece, evitando así que un delito afecte considerablemente la empresa o a la persona que figura como asesora jurídica.

¿Quién es la persona que debe ejercer estas funciones en las Pymes?

Teniendo en cuenta lo que estipula el artículo 31 bis, apartado 3 del Código Penal de España, las funciones de Compliance Officer pueden ser desempeñadas por el Órgano de Administración en cualquier empresa que presente Ganancias abreviadas y Cuenta de Pérdidas. Esto solo lo hacen las personas jurídicas que están debidamente autorizadas para ello.

Aunado a esto, el artículo 258 del Real Decreto Legislativo 1/2010, estima que las ganancias abreviadas y la cuenta de pérdida la pueden formular las sociedades que reúnan, luego de dos ejercicios seguidos y a la fecha de su cierre, un importe neto anual menor a los 22 millones de euros, que las partidas de activo no sean mayores a 11 millones 400 mil euros.

También aquellas sociedades o empresas cuya cantidad de trabajadores no supere los 250.

La facultad de hacer estos trabajos la pierden las sociedades si dejan de cumplir con estos requisitos.

¿Es obligatorio para las Pymes tener un Compliance Officer?

De acuerdo con lo que se establece en el artículo 258 del Real Decreto Legislativo 1/2010, las funciones de Compliance Officer pueden ser desempeñadas por el Órgano de Administración si cuentan con al menos de los requisitos mencionados anteriormente.

De igual forma, afirma que, en el primer ejercicio social de la empresa, a partir de su creación, fusión o transformación, las sociedades tienen la potestad de formular sus ganancias abreviadas y cuenta de pérdidas al cumplir con ello.

Esto quiere decir que las pequeñas empresas y las microempresas están dentro de este supuesto, tal como una pequeña fracción de las medianas. Por tanto, sí es obligatorio que las Pymes creen una figura que ejerza la función de vigilancia y supervisión de todos los movimientos, en especial los relacionados con las finanzas, aun cuando es algo que puede llevar a cabo el Órgano de Administración.

Cada compañía necesita contar con un Compliance Officer que cuente con un perfil jurídico y económico para que pueda ser más competente. Además, es imprescindible que conozca muy bien la empresa en cuanto a su funcionamiento dentro del sector al que pertenece.

Esto exige a las organizaciones la búsqueda de una persona o un equipo de asesores competentes en la materia, los cuales ejercen diferentes funciones como especialistas en Recursos Humanos, contadores, auditores, abogados, entre otros. También se puede optar por un colegiado que se compone de especialistas de la misma empresa.

¿Quién o quiénes tienen la potestad de elegir al Compliance Officer?

La figura de Compliance Officer, que vela de manera responsable y cuidadosa por el cumplimiento de las normas que rigen la organización, debe ser elegida por el Consejo de Administración, quien debe facilitar los recursos y proporcionar la autoridad necesaria para el adecuado ejercicio de sus funciones.

De hecho, dicho Consejo debe proporcionar a la persona el acceso directo al órgano de gobierno, para que pueda realizar con eficacia y eficiencia sus funciones como responsable de que la normativa de la empresa se cumpla a cabalidad, contando con todo lo necesario para ejercer su rol de supervisor y asesor en materia jurídica.

Proceso de configuración de un mecanismo Compliance para Pyme con 50 trabajadores

Aun cuando parece paradójico, un mecanismo Compliance eficaz para una empresa no cuenta con un modelo o una fórmula específicos a seguir y que se adapte a todo tipo de compañías.

Precisamente por ello es por lo que se hace necesario el planteamiento de un sistema de configuración idóneo para la supervisión y control que lleva a cabo el Compliance Officer, para lo que se debe llevar a cabo un estudio profundo acerca de la realidad de la empresa y la forma como está constituida.

Después de ello, es muy importante que el Consejo de Administración elija a la persona o equipo que llevará a cabo este trabajo, teniendo en cuenta que delegar estas funciones a un empleado, sin evaluarlo previamente, es comprometer la eficiencia del sistema que se implemente, poniendo en riesgo la compañía.

Por tanto, se debe hacer un análisis de los perfiles de los profesionales que cumplirán con estas funciones, a fin de contar con una figura que realmente esté capacitada para resguardar correctamente la empresa y evitar que se cometan posibles delitos que acarreen sanciones propias del derecho penal en el país.

¿De qué manera es posible evitar o prevenir los delitos dentro de una empresa?

La gestión correcta del sistema de prevención de delitos en una empresa es aquella que obliga a los encargados de velar por el cumplimiento normativo de ésta a implicarse con la empresa, brindando la asesoría e informando oportunamente a los empleados acerca de las acciones que se consideran delito y a aquellas que no lo son.

Aunado a eso, esta figura debe tener una participación bastante activa a la hora de tomar las decisiones internas de una empresa u organización, pues de eso depende, en gran parte, el adecuado cumplimiento de la normativa que rige su área.

Incluso en Compliance Officer debe ayudar en el proceso de girar instrucciones laborales a los responsables de las unidades y áreas sensibles de la empresa, en lo relacionado con los riesgos penales que se pueden correr ante una acción equivocada. De esa manera se cumple con la normativa legal que corresponde a cada tipo de compañía.

 

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