Estrategias para mejorar el Compliance de tu empresa
El compliance podríamos definirlo como el mecanismo de gestión que se enfoca principalmente en el cumplimiento de la normativa por la que se rigen las empresas hoy en día. Se inicia con el diseño de aquellos elementos que aseguran el cumplimiento de dicho sistema, así como la forma de control y seguimiento con el que se identificará su efectividad.
La norma ISO 37301:2021 es a través de la que se implementa este tipo de sistema. También las normas de prevención de corrupción como la ISO 37001:2016.
Entre los principales beneficios de un sistema de compliance o vigilancia permanente del cumplimiento de la normativa en una empresa destaca la operación dentro de la legalidad, evitando riesgos de índole legal. Cada compañía se encarga de diseñar un método de acuerdo con sus necesidades, aun cuando existen elementos comunes, entre los que destacan:
- La formación y comunicación efectiva
- La política de compliance
- La generación de una métrica relacionada con los riesgos de índole penal
- Las normas y protocolos de conducta
Todos los departamentos de la empresa deben proporcionar el mayor apoyo posible al cumplimiento de estas normas para que el sistema compliance funcione adecuadamente para evitar posibles sanciones por corrupción establecidas dentro del Código penal del país.
Establece programas de formación y capacitación para tus empleados
Es muy importante que exista unanimidad en los procesos básicos que se llevan a cabo en una empresa porque esto garantiza su buen funcionamiento. Para que esto sea posible es imprescindible que todos los empleados comprendan muy bien el sistema compliance.
Cuando se crean nuevas maneras de proceder y políticas internas, toda la información de los procesos que realiza la empresa se ven afectados, por lo que el Compliance Officer tiene la responsabilidad de asegurar la existencia de programas de capacitación y formación permanente para los empleados. Solo de esa manera se garantiza el entendimiento, el conocimiento y, por consiguiente, el cumplimiento del sistema.
Otro punto de gran relevancia es el hecho de que es necesario lograr que los líderes o empleados de jerarquía alta impulsen y se identifiquen con el desarrollo de este tipo de documentos. Esto es porque son los que conocen muy bien y pueden comunicar las posibles problemáticas que puedan existir en la compañía.
Formación de los empleados en torno a la ética
Tal como lo planteamos anteriormente, el conocimiento y la formación de los miembros de una empresa u organización acerca del compliance es algo fundamental para la empresa, por lo que debe establecerse un plan de capacitación que les permita comprender bien de qué va este sistema y la figura del Compliance Office.
En este punto no debe dejarse de lado la ética de la compañía, pues debe dársele cabida a este aspecto para lograr que los empleados desarrollen la máxima autonomía y capacidad para resolver problemas de manera rápida, sin perder ese sentido ético del que depende, en gran parte, el cumplimiento de las normativas.
Establecer y comunicar las pautas de disciplina
Una vez que se han llevado a cabo las acciones anteriormente descritas, es necesario establecer las normas o cánones disciplinarios por los que debe regirse la actuación de cada uno de los empleados, así como las medidas a implementar en caso de que éstas no se cumplan o sean infringidas de alguna manera.
Esto quiere decir que el sistema compliance debe contener la información relacionada con las sanciones que se implementarán para quienes salten sus normas y esto debe comunicarse con la mayor claridad posible a todos los miembros de la empresa, a fin de que se encuentren en la misma sintonía.
Compliance Officer encabezando el proyecto
Todos los proyectos que se plantean y ejecutan en una empresa deben contar con una persona que los encabece y en este caso debe ser el Compliance Officer. Claro está que no necesariamente debe tener toda la responsabilidad o el mando de éstos, pero sí debe estar involucrado en el proceso para garantizar que no se cometa algún tipo de delito al respecto.
En este caso lo más recomendable es encontrar funciones individuales que permitan la conformación de comités, los cuales son de gran ayuda a la hora de discutir los temas más importantes, en vista de que esto es una parte trascendental para que el sistema compliance pueda funcionar.
Automatización de Procesos
En el momento en el que se realiza la automatización de los procesos en una empresa, el control de los sistemas se hace mucho más sencillo y así es más fácil que los empleados cumplan a cabalidad cada una de sus funciones o tareas, ya sea que se trate de una Pyme o una gran compañía.
Esto es posible a través de la integración de la mejor tecnología para el mecanismo de trabajo de la empresa porque produce una liberación interesante de algunas tareas que son totalmente sistemáticas. Con esto se ahorra un tiempo importante que se puede emplear en la mejora del sistema compliance, siempre que se organice adecuadamente.
Comunicación con los interesados
Una de las mejores maneras para obtener una visión general sobre la eficacia que tiene la implementación del programa compliance es hacer preguntas claves a un grupo de trabajadores a quienes se les considere como esenciales para este proceso, quienes pueden convertirse en un arma muy positiva en cualquier fase del proceso.
Aunado a esto, también es de gran relevancia saber qué nivel de satisfacción y qué expectativas tienen todos los interesados en el sistema compliance y su proceso de implementación.
Esto es de gran ayuda para que la empresa obtenga un nivel de compromiso elevado con la correcta ejecución del programa, lo que se traduce en la mejora continua de los resultados que se observa desde el inicio.
Hoy en día existen algunos softwares que resultan ideales para implementar un sistema compliance en cualquier empresa y gestionar el liderazgo corporativo, con el objetivo de asegurar un control de calidad adecuado que permita a la compañía mejorar su nivel de rendimiento al regirse adecuadamente por todas las normas establecidas para cada proceso.
